Luci e ombre della Inbox Zero

Azzerare il numero di mail che intasano ogni giorno la nostra amata casella di posta? Missione possibile, altro che. Basterebbe curarla e annaffiarla come una piantina sul balcone. Ma la vera domanda è: serve davvero?
Ecco qui rivelati gli esiti del mio incauto “esperimento”.

Ognuno ha la inbox che si merita. La mia, in ufficio, per un motivo o per l’altro, è sempre stata particolarmente affollata, vivace e soprattutto “chilometrica”.
La posta elettronica doveva dirci addio già molto tempo fa, eclissata dalle bacheche dei social network, asfaltata dai messaggi “istantanei” di WhatsApp e compagnia bella, eppure, secondo il report del gruppo Radicati, a oggi ci sono oltre 3.8 miliardi di utenti nel mondo che si scambiano un volume stimato di 281 miliardi di mail al giorno. Insomma, ogni volta che viene data per “morta”, la posta elettronica ritorna in vita come i personaggi di Dragon Ball Z.

Nel mio caso, ero arrivato al limite. Non potevo alzarmi per un caffè o assentarmi dalla scrivania per una riunione che, al ritorno, trovavo sempre la mia casella sul punto di traboccare di messaggi in attesa di essere letti. E ogni volta, mi facevo prendere dall’ansia e dalla frenesia di sfoltirla il prima possibile. Perché, se la mia posta era disorganizzata, in qualche modo sentivo di esserlo anche io.
Così, circa un anno fa, decisi di prendere il controllo della situazione e azzerare i messaggi in arrivo una volta per tutte, con l’aiuto di una regola piuttosto semplice: nella “posta in arrivo” dovevo poter leggere TUTTE le mail facendo al massimo uno scroll sulla finestra di Outlook. Solo se, in fondo alla lista, riuscivo a intravedere la vecchia mail di un collega, come una rassicurante “boa” in mezzo all’oceano, potevo dirmi tranquillo e tirare un sospiro di sollievo.

In realtà, non ho seguito alla lettera il metodo “Inbox Zero”, come descritto dal suo ideatore Merlin Mann, ma ho cercato di trovare da solo la mia strada. Così, oltre alla regola aurea dello scroll, questi sono stati i miei punti fermi:

1. Ogni cosa che arriva, se non serve, la devo cancellare immediatamente. In caso contrario, bisogna archiviarla il prima possibile in qualche sottocartella, l’importante è non lasciare mai nulla in sospeso per troppo tempo.
2. Se in una mail viene chiesta una risposta, e questa può essere data in meno di un minuto, non indugio a rispondere. Tanto il messaggio ha già richiamato la mia attenzione e ritornarci in un secondo momento sarebbe uno spreco di tempo.
3. Se le mail contengono delle cose da fare, invece, non le archivio. Tenerle lì, in pole position, mi motiva a portarle a termine ASAP. Se sono microattività, le lascio ammucchiare per un po’, per poi sbrigarle tutte in un colpo solo.
4. Se ricevo delle newsletter a cui sono iscritto e non le leggo da tempo immemore, mi metto il cuore in pace e mi cancello dalla mailing list. Se la newsletter in questione non ha un link di cancellazione, la segnalo come spam.
5. Se ricevo messaggi di spam, prima di cancellarli, li segnalo come spam.
6. Se posso evitare di scrivere, telefono.
7. Ho disabilitato le notifiche per i nuovi messaggi in entrata, ma controllo la posta periodicamente, non appena ho un momento libero tra un’attività e l’altra. Ho smesso di credere al motto “non leggere la posta di prima mattina”, anche perché i messaggi più importanti, del tipo “il progetto è annullato” oppure “ho sbagliato a mandarti quel documento e devi rifare tutto”, di solito ristagnano nella casella proprio alle prime luci dell’alba.

Devo dire che, all’inizio, non è stato per niente facile adattarsi a questo ritmo, ma col tempo, poco a poco, sono riuscito a ridurre quasi del 90% i messaggi da leggere, creando così una casella pulita e armoniosa come un giardino zen. I primi effetti sono stati grandiosi. Mi sono sentito meno oberato, meno sotto pressione. Tutto mi è sembrato maledettamente (quasi) sotto controllo.

Ma, come avrai già intuito, a questo punto incombe un gigantesco MA.

Tutto questo incessante lavoro di bonifica è stato davvero utile, alla fine?

Innanzitutto, va notato che si tratta di uno stato temporaneo e anche piuttosto precario. Basta distrarsi un attimo, fare un po’ i pigri, e tutto rischia di tornare come prima.  Inoltre, rincorrere i messaggi ogni giorno, a ogni ora, non è stato così furbo come credevo. Va bene organizzare la posta in entrata e darsi delle regole di gestione, ma era proprio necessario diventare così ossessivi? Liberare la propria inbox significa soprattutto liberare del tempo e liberare la mente per attività più importanti. Ma se non controllo la posta, questa continuerà a riempirsi e la vecchia mail “boa” del collega inizierà ad affondare negli abissi. Se la controllo troppo di frequente e mi metto a rispondere a tutti, d’altro canto, non avrò più modo di seguire la mia agenda di impegni come voglio io. Qualcuno, all’infuori di me, che sia un capo, un collega, un cliente o un fornitore, deciderà come devo passare la mia giornata o sfruttare il mio tempo.

Che la inbox zero sia solo un’illusione? Un modo per dire: ho fatto il mio dovere perché non è rimasto più nulla da fare, nessuno a cui rispondere. Ma è davvero così?

Da una parte, questo esperimento mi ha restituito quel senso di libertà, ordine e pulizia che tanto andavo cercando, ma dall’altra ha richiesto un impegno e un’attenzione costanti, che avrei potuto benissimo rivolgere ad altro.
Nel frattempo, non mi accorgevo che, più mi prendevo cura della posta di lavoro quasi fosse un bonsai, più le mie caselle personali venivano pian piano abbandonate al proprio destino, lasciate lì ad ammuffire e impolverarsi come vecchi ripostigli. E’ vero che con loro non ci dovevo lavorare, eppure, nei loro confronti, non c’è stato lo stesso accanimento. Qui i messaggi potevano tranquillamente affastellarsi uno sopra l’altro senza problemi, anche per mesi. Senza che si vedesse uno straccio di fine.

Probabilmente, mettersi lì ad arginare quelle miliardi di mail che ogni giorno si riversano sulle nostre inbox è una battaglia persa in partenza. I messaggi importanti, quelli che meritano attenzione, quelli che richiedono un feedback o un’azione, sono destinati comunque a emergere, anche senza avere una inbox ridotta all’osso o corteggiata dalla mattina alla sera. Come? Basterebbe selezionare con cura ciò che interessa davvero, e lasciare andare tutto il resto, senza lasciarsi turbare troppo dagli “arretrati”, che tali devono restare. Come mi immagino le inbox delle persone più produttive e di maggior successo? Dei grandi cimiteri di mail non lette.

Per concludere, i principi ispiratori della inbox zero possono aiutare a fare un po’ di ordine e non perdersi pezzi per strada, ma andrebbe considerata un mezzo, e non un luminoso traguardo come ho fatto io. Quello che conta non è fare tabula rasa su Outlook o Gmail, ma nel proprio cervello. Evitare di essere schiavi di uno strumento di comunicazione che è ancora, nonostante tutto e nonostante tutto questo tempo, al centro delle nostre vite. Per non affogare nelle mail, non c’è salvagente che tenga, ma possiamo sempre imparare a nuotare.