Ecco cosa ci serve per inviare fisicamente tante mail a tante persone. Ecco quando è meglio fare tutto in casa propria e quando è decisamente meglio affidarsi a fornitori esterni.
L ‘invio di un’e-mail è un’operazione abbastanza semplice, in apparenza, ma come fare quando il numero dei destinatari diventa elevato? Come fare quando l’e-mail da inviare non è più un semplice testo, ma una vera e propria newsletter con immagini ed elementi grafici più complessi? Di quali strumenti ho bisogno per l’invio effettivo di questi messaggi?
Abbiamo tre modi di procedere.
1. Il metodo FAI-DA-TE
Il primo modo, il più banale ma sicuramente il meno efficace, consiste nell’utilizzare il proprio programma di posta, che sia Outlook o Gmail.
Questo metodo ha dei limiti evidenti. Chiunque lo abbia provato sa bene che c’è un numero massimo di destinatari che si possono selezionare, non possiamo conoscere le statistiche (click e aperture del messaggio) ed è estremamente difficile, se non impossibile, inviare e-mail in formato HTML, se non facendo dei copia e incolla con risultati spesso disastrosi.
2. Costruirsi un programma in casa
Per superare tali limiti, possiamo rivolgerci a un programmatore e chiedergli di realizzare un programma, più o meno avanzato, che ci consenta di inviare newsletter e gestire un database di indirizzi. In questo caso, con una spesa una tantum, avremmo a disposizione un software fatto su misura, tutto nostro, con cui “spammare” il mondo intero.
Quali sono gli svantaggi di questo approccio? Possedere un programma di invio, per quanto valido, non è sufficiente. Occorre anche un’infrastruttura di invio solida e performante che faccia arrivare a destinazione le e-mail in modo corretto e sicuro. Per questo abbiamo bisogno di una risorsa interna all’azienda che si occupi della manutenzione e del corretto funzionamento del server che invia fisicamente le e-mail.
3. Utilizzare software professionali in outsourcing
Il terzo modo è quello di avvalersi delle piattaforme già presenti sul mercato. Oltre a fornire un software collaudato e già pronto per l’uso, i fornitori specializzati in questi servizi si prendono carico, in genere, anche della gestione e della manutenzione dei server di invio.
Questo significa che noi dobbiamo preoccuparci esclusivamente della qualità delle nostre campagne e delle nostre liste, delegando a qualcun altro l’attività puramente tecnica e sistemistica dell’invio.
Questa soluzione ha senz’altro dei costi e ci lega a dei fornitori terzi, con tutti i vincoli che questo comporta, ma ci fornisce la garanzia più importante: che le mail vengano consegnate nel modo più efficiente possibile. E non è poco.
Dopo aver visto a grandi linee i tre approcci, ce n’è uno migliore dell’altro? Quale scegliere? Dipende dagli obiettivi che ci si pone, dalle esigenze che si vuole soddisfare. E’ ovvio che, se devo inviare una mail soltanto a 30 persone, magari con un testo semplice e il logo aziendale, Outlook è più che sufficiente.
Se l’esigenza, invece, è quella di inviare una newsletter aziendale a un gruppo di clienti acquisiti, potrebbe esserci più comodo avere un programma in house e gestire l’attività con risorse interne.
Se l’e-mail marketing ha per noi un ruolo strategico, se gli invii sono nell’ordine delle migliaia e sono piuttosto frequenti, affidarsi all’esterno è sicuramente la scelta migliore.
